ফ্রন্ট ডেস্ক · হোটেল ও রিসোর্টের জন্য
গেস্টের সাথে কথা যেখানে, ফ্রন্ট ডেস্কও সেখানেই।
লাইভ রুম বোর্ড, চেক-ইন আর চেক-আউট, গেস্ট ফোলিও, হাউসকিপিং স্ট্যাটাস আর নাইট অডিট, সবই সেই ইনবক্সের পাশে, যেখান থেকে বুকিংটা শুরু হয়েছিল। রিসোর্ট, সিটি হোটেল আর হোটেল গ্রুপের জন্য তৈরি, যাঁরা প্রতিটি স্টে-র একটাই রেকর্ড চান।
১৪ দিন সম্পূর্ণ ফ্রি। কোনো কার্ড লাগবে না।
বাংলাদেশে হোটেলের ফ্রন্ট ডেস্ক সফটওয়্যারে কী কী থাকা দরকার?
এক নজরে প্রতিটি রুমের অবস্থা, সঠিক কাগজপত্রসহ চেক-ইন আর চেক-আউট, প্রতিটি স্টে-র একটা ফোলিও, আর দিনের শেষে পরিষ্কার হিসাব। CXTIME ফ্রন্ট ডেস্ক এর সবই করে রিজার্ভেশন ক্যালেন্ডার, পেমেন্ট আর গেস্টের চ্যাটের সাথে একই সিস্টেমে। তাই ইনবক্সে যা আছে, ডেস্ককে তা আবার টাইপ করতে হয় না।
আমাদের দেশের বেশিরভাগ হোটেলে ডেস্ক চলে রেজিস্টার খাতা, একটা স্প্রেডশিট আর একটা WhatsApp গ্রুপ দিয়ে। বুকিং এক জায়গায়, অ্যাডভান্স আরেক জায়গায়, আর কোন রুম রেডি তা শুধু হাউসকিপারই জানেন। ফ্রন্ট ডেস্ক এগুলো নিয়ে আসে এক স্ক্রিনে, ঢাকার সময় আর টাকায়, আর প্রতিটি সংবেদনশীল কাজ অডিট হয়।
প্রতিটি হোটেলের জন্য এটা আলাদাভাবে চালু হয়, আর সেটআপ আমরাই আপনার সাথে বসে করে দিই: রুম, ফ্লোর, রেট রুল, রেজিস্ট্রেশন কার্ড আর লেটারের টেমপ্লেট, পার্টনার কোম্পানি আর স্টাফের অ্যাক্সেস।
হোটেলের রুম বোর্ড কীভাবে কাজ করে?
রুম বোর্ডে ফ্লোর অনুযায়ী প্রতিটি রুম আর তার আজকের অবস্থা দেখা যায়: অ্যারাইভাল, ইন-হাউস, ডিপারচার, খালি, হাউসকিপিং বাকি, নাকি মেইনটেন্যান্সে ব্লক। ওপরে থাকে দিনের হিসাব, তাই প্রথম গেস্ট আসার আগেই ডিউটি ম্যানেজার জানেন কতজন আসছেন, কতজন আছেন, আর কার কাছে কত বকেয়া।
যেকোনো রুমে ট্যাপ করলেই খোলে সেই স্টে-র সব তথ্য: গেস্ট, কয় রাত, ফোলিও আর কত বাকি। একই বোর্ড আছে CXTIME এর Android অ্যাপেও, তাই ফ্লোরে থাকা ম্যানেজারও দেখেন ঠিক যা ডেস্ক দেখে।
চেক-ইন আর চেক-আউট কীভাবে হয়?
চেক-ইন শুরু হয় আগের রিজার্ভেশন থেকেই, গেস্টের তথ্যসহ রেজিস্ট্রেশন কার্ড প্রিন্ট হয়, আর রুম চলে যায় ইন-হাউসে। চেক-আউটে দেখা যায় ফোলিও আর ব্যালেন্স, শেষ পেমেন্ট রেকর্ড হয় ক্যাশ, bKash, Nagad, Rocket, কার্ড বা ব্যাংক ট্রান্সফারে, আর রুম ছেড়ে দেওয়া হয় হাউসকিপিংয়ের জন্য।
প্রতিটি পেমেন্ট প্রথমে পেন্ডিং থাকে, একজন ম্যানেজার একবার ভেরিফাই করে কনফার্মড বা মিসম্যাচ মার্ক করেন, তাই শিফট শেষে ক্যাশ আর ফোলিওর হিসাব মিলে যায়। ইংরেজি বা বাংলায় আপনার ব্র্যান্ডের ইনভয়েস এক ক্লিকে চলে যায় গেস্টের WhatsApp এ।
নাইট অডিট কী, আর CXTIME কি এটা করে?
নাইট অডিট মানে দিনের হিসাব বন্ধ করা: ডেস্ক দিনের অ্যারাইভাল, ডিপারচার আর পেমেন্ট মিলিয়ে দেখে, ইন-হাউস গেস্টদের রুম ট্যারিফ পোস্ট করে, আর পরের দিন শুরুর আগে একজন ম্যানেজার অ্যাপ্রুভ করেন। CXTIME এটা করায় ধাপে ধাপে, তাই দিন শেষ হয় পরিষ্কার একটা রেকর্ডে, এক গাদা স্লিপে নয়।
দিন বন্ধ করা সংবেদনশীল কাজ, তাই এটা অডিট হয়: কে চালালেন, কে অ্যাপ্রুভ করলেন, আর কখন, ঢাকার সময়ে।
গেস্ট সিদ্ধান্ত নেওয়া পর্যন্ত AI কি রুম হোল্ড করে রাখতে পারে?
পারে। চ্যাটে গেস্ট নির্দিষ্ট তারিখের কথা জানতে চাইলে AI আপনার ক্যালেন্ডারের সত্যিকারের একটা রুমে সাময়িক হোল্ড দিতে পারে, আর আপনার স্টাফ সেটা কনফার্ম করেন বা ছেড়ে দেন। AI নিজে কখনো বুকিং কনফার্ম করে না, অ্যাডভান্সও নেয় না, সেটা করেন আপনার টিম।
ডেস্কে স্টাফের হোল্ডও একইভাবে কাজ করে: কোনো এজেন্ট যে রুম ধরেছেন, সেটা পাঁচ মিনিট হোল্ডে দেখায়, তাই শুক্রবারের শেষ ডিলাক্স রুমটা দুজন এজেন্ট দুই গেস্টকে দিয়ে ফেলতে পারেন না। একই রুমে একই রাতের দুটো বুকিং ডেটাবেজ নিজেই আটকে দেয়।
কর্পোরেট ক্লায়েন্ট, এজেন্সি আর পার্টনারদের কি ম্যানেজ করা যায়?
যায়। ফ্রন্ট ডেস্কে আছে পার্টনার রেজিস্টার, যেখানে কর্পোরেট কোম্পানি, ট্রাভেল এজেন্সি আর অনলাইন ট্রাভেল পার্টনারদের কন্টাক্ট ও MoU এর তারিখ রাখা যায়, তাই চুক্তির ব্যবসা আসল স্টে-র সাথে মিলিয়ে দেখা যায়। পার্টনারের তথ্য আপনার নিজের রাখা রেকর্ড, CXTIME কোনো বুকিং ওয়েবসাইটের সাথে কানেক্ট হয় না।
পরিবারের বুকিংও ঠিকঠাক সামলানো যায়: বড়দের সংখ্যা, বাচ্চাদের বয়স, এক্সট্রা বেড আর ব্রেকফাস্ট চলে আপনার চাইল্ড পলিসি মেনে। AI সেই হিসাবেই রেট বলে, ইনভয়েসেও সেটাই ছাপা হয়।
ফ্রন্ট ডেস্ক কি অ্যাকাউন্টস আর পে-রোলের একই সিস্টেমে?
হ্যাঁ। ফ্রন্ট ডেস্ক, ফাইন্যান্স ও অ্যাকাউন্টস আর পে-রোল ও এইচআর থাকে একই CXTIME অর্গানাইজেশনে, ইনবক্স, রিজার্ভেশন আর CRM এর পাশে। Owner, Admin আর Support রোলের ওপর প্রত্যেকের ভিজিবিলিটি আলাদা: ডেস্ক দেখে ডেস্কের কাজ, অ্যাকাউন্টস টিম দেখে লেজার, আর প্রতিটি সংবেদনশীল কাজ অডিট হয়।
হোটেল গ্রুপের জন্য এর মানে একটাই সিস্টেম, একটাই পারমিশনের নিয়ম। আলাদা ডেস্ক টুল, আলাদা অ্যাকাউন্টস সফটওয়্যার আর পে-রোলের স্প্রেডশিট লাগে না, যেগুলোর হিসাব কখনো একটার সাথে আরেকটা মেলে না।
সংখ্যায়
সংখ্যায় ফ্রন্ট ডেস্ক
৬
বুকিং স্ট্যাটাস, টেন্টেটিভ থেকে নো-শো পর্যন্ত
৫ মিনিট
রুমে এজেন্টের হোল্ড, যাতে এক রুম দুবার বুক না হয়
৬
পেমেন্ট মেথড, প্রতিটি পেমেন্ট ম্যানেজার একবার ভেরিফাই করেন
৮
ভিজিবিলিটি প্রিসেট, স্টাফ রোলের ওপরে
আরও দেখুন
হোটেলের বাকি সবকিছু, একই সিস্টেমে
প্রশ্ন
সাইন আপের আগে যা জানতে চান সবাই
কালকের সব অ্যারাইভাল, এক বোর্ডে।
১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়ালে ইনবক্স দিয়ে শুরু করুন, কার্ড লাগবে না। আপনার রুম, ফ্লোর আর কাগজপত্র দিয়ে ফ্রন্ট ডেস্ক আমরাই সেটআপ করে দেব।